Informativa utilizzo piattaforma Google Workspace for Education per la conduzione delle attività scolastiche

Gentili genitori, studenti e personale scolastico

Il nostro istituto ha attivato i servizi della piattaforma Google Workspace for Education per fornire supporto, attraverso le tecnologie info-telematiche, all’attività didattica e alla circolazione di informazioni all’interno dell’amministrazione.

Con la presente vi forniamo informazioni in merito al trattamento dei vostri dati personali che verranno effettuati nella piattaforma cloud adottata dalla scuola, ulteriori a quelle già fornite con le informative privacy generali rivolte ad alunni e loro familiari e ai docenti a cui rimandiamo per tutte le altre informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali da parte della scuola, sulle modalità di esercizio dei tuoi diritti sanciti dal GDPR e sulle modalità dettagliate di contatto del titolare e del Responsabile Protezione Dati (RPD).

Google Workspace for Education è costituita da un insieme di applicazioni fra cui, le più usate, la posta elettronica, documenti condivisi (Google Drive), Calendario e Google Classroom (classi virtuali).

Le funzionalità sono molto simili a quelle di un account Gmail di tipo privato, ma con una grande differenza: in Google Workspace for Education la proprietà dei dati rimane in capo all’utente (il nostro istituto), con maggiori garanzie in tema di protezione dei dati e della privacy (i dati non sono proprietà di Google).

La piattaforma Google Workspace for Education non include annunci promozionali e non utilizza i contenuti o i dati degli studenti a fini pubblicitari.

Ha inoltre un valore fortemente formativo, consentendo agli studenti di imparare a lavorare in modo collaborativo e condiviso.

In accordo con le linee guida del Piano Nazionale Scuola Digitale (PNSD), l’Istituto ha creato un dominio @icgrumellodelmonte.edu.it associato alla piattaforma Google Workspace for Education.

Tutti gli studenti riceveranno un account personale gratuito con nome utente e password per accedere alle applicazioni della Suite, usufruendone fino al termine del proprio percorso scolastico all’interno dell’Istituto.

Il nome utente assegnato sarà del tipo nome.cognome.stu@icgrumellodelmonte.edu.it (Nel caso di due o più nomi si considererà solo il primo, mentre se sono presenti lettere accentate o apostrofo, si scriverà il nome con le corrispondenti lettere prive di accento, senza apostrofo e/o spazi).

L’account è strettamente personale, pertanto la password dovrà essere accuratamente conservata e mai ceduta a terzi.

Qualora fosse smarrita è possibile contattare gli amministratori della piattaforma all’indirizzo bgic85200d@istruzione.it.

L’uso della casella e degli altri strumenti forniti dalla scuola è istituzionale per cui è vietato il loro uso per fini personali (ad esempio per accedere a Facebook, ai social, ad applicazioni estranee alla scuola o per mandare mail personali).

Si evidenzia inoltre che il profilo realizzato sarà cancellato quando l’utente (studente o dipendente) finirà il proprio percorso in Istituto, con la conseguente perdita di tutti i dati associati.

I dati sono di proprietà dell’Istituto (e non di Google) e il docente formalmente nominato amministratore del servizio potrà gestire gli accessi alle applicazioni attribuendo agli utenti diversi livelli di autonomia a seconda dei ruoli e delle funzioni.

Anche i docenti e l’altro personale scolastico abilitato hanno un indirizzo dello stesso dominio nome.cognome@icgrumellodelmonte.edu.it si ricorda infine che gli amministratori hanno facoltà di controllare che gli utenti utilizzino correttamente il proprio account.

In caso di attività anomale, l’account potrà essere bloccato o revocato in ogni momento.

Secondo le disposizioni del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) artt. 13-14 e dal D.Lgs 196/2003 modificato dal D.lgs 101/2018 il trattamento dei dati personali nell’uso di Google Workspace sarà improntato ai principi di liceità e trasparenza, a tutela della vostra riservatezza e dei vostri diritti.

I dati personali verranno trattati dal personale della scuola per la finalità di gestione dell’attività didattica-formativa e di valutazione; Gli strumenti telematici attivati potranno essere utilizzati anche per lo svolgimento di attività lavorativa amministrativa nella forma di lavoro agile o per facilitare lo svolgimento di qualunque attività del personale o degli organi collegiali.

Per la tutela dei dati personali trattati le applicazioni adottate ed i dati stessi caricati sulla piattaforma dalla scuola sono stati individuati sulla base dei principi di necessità e di minimizzazione stabiliti dal GDPR.

Analoghi principi dovranno essere applicati da tutti gli utenti nel caricamento di documenti e dati sulla medesima piattaforma.

Prima di caricare un documento sulla piattaforma valuta quindi l’effettiva necessità dei dati personali in esso contenuti anche in relazione alla loro rilevanza (attenzione in particolare ai dati che rivelano l’origine razziale od etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l’appartenenza sindacale, relativi alla salute o alla vita sessuale).

Si specifica che il conferimento dei dati richiesti ed il conseguente trattamento sono obbligatori perché necessari al perseguimento delle finalità istituzionali proprie della nostra amministrazione ed in presenza di specifiche disposizioni di legge che autorizzano il trattamento: l’eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare l’impossibilità di fornire all’alunno tutti i servizi necessari per garantire il suo diritto all’istruzione ed alla formazione e di impedire comunque all’istituto di svolgere la sua attività nell’interesse pubblico.

I Servizi principali di Google Workspace for Education ci sono forniti ai sensi del Cloud Data processing Addendum consultabile al presente link che la scuola ha provveduto ad accettare.

In base a tale accordo Google opera nel ruolo di Responsabile per i trattamenti operati sulla piattaforma (Art.4 – Comma 1 – Numero 8 – GDPR ).

Trasferimento di dati personali all’estero ed adeguatezza del trattamento

L’utilizzo dei servizi forniti da Google comporta la possibilità che avvenga il trasferimento al di fuori dell’Unione Europea dei dati trattati, anche di natura personale, e questo anche se i dati risiedono principalmente su server e datacenter collocati sul territorio europeo.

Ciò significa che non si può garantire a priori (come consentiva la decisione di adeguatezza fornita dal Privacy Shield prima della sentenza Schrems II) che siano rispettati pienamente tutti i diritti che il GDPR riconosce agli interessati.

In particolare nell’uso della piattaforma devi essere consapevole che secondo la legislazione vigente il Governo degli Stati Uniti può disporre l’accesso ai dati ed alle informazioni dei cittadini europei detenuti nei server delle aziende statunitensi senza nemmeno informare gli interessati.

Ciò avviene in un numero molto contenuto di casi e sempre per garantire la sicurezza nazionale ma è una possibilità di cui ti informiamo.

Ovviamente, niente di ciò che viene caricato sulla piattaforma scolastica può essere di alcun interesse per il governo USA ove tutti gli utenti si attengano scrupolosamente alle disposizioni
impartite dalla scuola sull’uso della piattaforma e sulle informazioni che possono essere trattate con essa.

Per Garantire l’adeguatezza al GDPR dei trattamenti operati sulla piattaforma cloud la scuola ha operato una valutazione di impatto sui trattamenti operati e per il trasferimento dei dati fuori dall’UE (DPIA/TIA) al termine della quale, a seguito delle misure di sicurezza adottate, si è riscontrato un livello del rischio accettabile.

Cosa è google for education

Google Workspace for Education consiste in una serie di strumenti forniti da Google per aumentare la produttività, tra cui Gmail, Calendar, Documenti Google, Classroom e altri ancora, che sono utilizzati da decine di milioni di studenti e personale scolastico in tutto il mondo. Gli studenti utilizzeranno i loro account per eseguire i compiti, comunicare con i loro insegnanti e apprendere le competenze di cittadinanza digitale del XXI secolo.

I docenti utilizzeranno i loro account per svolgere la propria funzione formativa ed educativa anche in modalità remota.

Il personale scolastico tutto potrà usare gli stessi strumenti nello svolgimento della propria attività, anche in seno agli organi collegiali.

La presente informativa risponde alle domande più comuni su come la scuola, tramite i servizi forniti da Google in qualità di responsabile del trattamento dei dati appositamente nominato dalla scuola, può o non può utilizzare le informazioni personali degli studenti e dei docenti.

Vi invitiamo a leggere con attenzione questo documento, comunicarci se avete altre domande ed eventualmente contattarci per ulteriori chiarimenti.

Utilizzo degli account Google for education da parte degli alunni

La scuola mette a disposizione di ogni studente e docente un account Google Workspace for Education, separato e indipendente dal loro eventuale account Google personale, tramite il quale studenti e docenti possono accedere e utilizzare i seguenti sevizi individuati come necessari allo svolgimento dell’attività scolastica e presenti fra quelli definiti come “Servizi principali” (vedere indirizzo https://workspace.google.com/terms/user_features.html)

● Gmail (incluso Inbox by Gmail)
● Calendar
● Classroom
● Contatti
● Drive
● Documenti
● Moduli
● Gruppi
● Keep
● Fogli
● Sites
● Presentazioni
● Meet
● Vault

L’istituto si è impegnato a evitare l’uso di servizi aggiuntivi messi a disposizione da Google (come YouTube) a meno che questi siano ritenuti necessari allo svolgimento dell’attività istituzionale della scuola.

In tal caso verrà proposta apposita informativa e verrà acquisito il consenso all’uso da parte dell’interessato (vedi eventuale autorizzazione allegata).

Nell’Informativa sulla privacy di Google Workspace for Education, Google fornisce informazioni sui dati che raccoglie per conto della scuola e su come utilizza e divulga le informazioni che raccoglie dagli account Google Workspace for Education.

È possibile consultare l’informativa online all’indirizzo https://workspace.google.com/terms/education_privacy.html.

Pur consigliando di leggere il suddetto documento nella sua interezza, forniamo di seguito le risposte ad alcune delle domandi più comuni.

Quali informazioni personali raccoglie la scuola tramite Google Workspace for education?

Quando crea un account utente, l’amministratore incaricato dalla scuola fornisce a Google informazioni strettamente necessarie quali nome, cognome ed indirizzo mail assegnato e non ulteriori informazioni quali residenza, numero di telefono, email personale o foto.

Per rispettare un principio di minimizzazione dei dati personali l’amministratore ha anche disabilitato la possibilità dell’utente di inserire autonomamente tali informazioni.

Quando un utente utilizza i servizi di Google, quest’ultima raccoglie anche le informazioni basate sull’utilizzo di tali servizi, tra cui:

informazioni sul dispositivo, ad esempio modello di hardware, versione del sistema operativo, identificatori univoci del dispositivo e informazioni relative alla rete mobile, incluso il numero di telefono;
informazioni di log, tra cui dettagli di come un utente ha utilizzato i servizi Google, informazioni sugli eventi del dispositivo e indirizzo IP (protocollo Internet) dell’utente;
informazioni sulla posizione ricavate tramite varie tecnologie, tra cui l’;indirizzo IP, GPS e altri sensori;
numeri specifici delle applicazioni, come il numero di versione dell’applicazione;
cookie o tecnologie analoghe utilizzate per acquisire e memorizzare le informazioni relative a un browser o dispositivo, come la lingua preferita e altre impostazioni.

L’amministratore nella configurazione della piattaforma si è impegnato per garantire il trattamento della minor quantità possibile di dati personali (ad esempio è disattivata la cronologia delle posizioni).

In che modo Google utilizza queste informazioni per conto della scuola?

Nei Servizi principali di Google Workspace for Education, Google utilizza le informazioni personali degli utenti per fornire, gestire e proteggere i servizi. Google non pubblica annunci pubblicitari nei Servizi principali e non utilizza a scopi pubblicitari le informazioni personali raccolte nei Servizi principali.

Nei servizi principali di Google Workspace for Education non vengono mostrati annunci e le informazioni personali degli studenti non vengono utilizzate per creare profili pubblicitari per il targeting

Google utilizza le informazioni personali degli utenti delle scuole primarie e secondarie per mostrare pubblicità mirata?

No. Per gli utenti di Google Workspace Education delle scuole primarie e secondarie, Google non utilizza alcun dato personale (o associato a un account Google Workspace) per mostrare annunci pubblicitari mirati nei Servizi principali o in altri Servizi aggiuntivi a cui l’utente ha eseguito l’accesso con un account Google Workspace.

Gli utenti possono condividere informazioni con altre persone utilizzando l’account Google Workspace for Education?

Non è consentito agli utenti la condivisione dei documenti ed informazioni al di fuori della nostra piattaforma Google Workspace a meno che questa non sia necessaria per lo svolgimento attività programmate ed autorizzate dalla scuola (come può avvenire, ad esempio, in programmi di scambi culturali con altre scuole).

Per garantire una maggiore tutela dei dati personali trattati l’amministratore della piattaforma Google ha abilitato lo scambio delle mail degli alunni ai soli utenti nel dominio della scuola e non è quindi possibile l’invio di mail a soggetti esterni.

Il personale scolastico può invece scambiare mail con utenti al di fuori del dominio della scuola evitando comunque un uso personale e sempre nello svolgimento delle attività scolastiche.

L’utilizzo della Google Workspace può portare alla divulgazione delle informazioni personali degli utenti?

Google, responsabile del trattamento per conto della scuola, non fornisce informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:

● Interfacciamento con applicazioni esterne. Google può comunicare le informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, nel caso che Google Workspace for Education si interfacci ad applicazioni esterne. Ciò avverrà solo dopo la valutazione dei docenti per iscrizioni a piattaforme didattico/educative.
● Per l’elaborazione esterna. Google può comunicare le informazioni personali a società affiliate o ad altre aziende o persone di fiducia di Google, opportunamente nominati sub-responsabili del trattamento affinché li elaborino per conto e in base alle istruzioni di Google e nel rispetto dell’informativa sulla privacy di Google Workspace for Education e di eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.

Inoltre, Google condivide pubblicamente e con i propri partner informazioni non personali, ad esempio le tendenze di utilizzo dei propri servizi.

Quali sono le scelte a cui ho diritto come utente?

Puoi ottenere qualsiasi informazione relativa all’account Google Workspace for Education che ti riguarda rivolgendoti al seguente indirizzo mail bgic85200d@istruzione.it Se desideri interrompere ogni ulteriore raccolta o utilizzo dei dati tuo (se dipendente) o di tuo figlio (se genitore) puoi richiederci di
utilizzare i comandi del servizio disponibili per limitare l’accesso a determinate funzioni o servizi oppure eliminare completamente l’account, qualora questo sia compatibile con l’offerta formativa della scuola e non impedisca il perseguimento delle finalità istituzionali dell’istituto.

Gli utenti possono anche visitare https://myaccount.google.com dopo aver eseguito l’accesso all’account Google Workspace for Education per visualizzare e gestire le informazioni personali e le impostazioni dell’account.

A chi mi rivolgo se ho altre domande e dove posso trovare maggiori informazioni?

Se hai domande su come utilizziamo gli account Google Workspace for Education o su quali scelte hai a disposizione puoi rivolgerti:

– All’istituto scolastico con una mail all’indirizzo bgic85200d@istruzione.it
– Al Responsabile Protezione Dati nominato dall’istituto (RPD/DPO) all’indirizzo dpo@vargiuscuola.it

Di seguito ulteriori informazioni sui trattamenti operati da Google sulla piattaforma:

– Centro sicurezza e privacy https://edu.google.com/why-google/privacy-security/
– Informativa sui trattamenti fornita da Google Google Workspace Terms of Service – Google Workspace
– Informativa sulla privacy di Google Cloud
– Informazioni sulla conformità di Google agli obblighi legali internazionali in materia di protezione dei dati: Cloud Data Processing Addendum | Google Cloud

Diritti dell’interessato e modalità di esercizio

Nella tua qualità di interessato, hai i diritti di cui all’art. 15 del Regolamento e precisamente i diritti di:
1. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che ti riguardano;
2. ottenere l’indicazione:

a) dell’origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’39;art. 3, comma 1, GDPR;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;

3. ottenere:

a) l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli obblighi in capo al Titolare;
c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;

Diritto di reclamo

Per eventuali reclami o segnalazioni sulle modalità di trattamento dei dati è buona norma rivolgersi al Titolare del trattamento dei dati o al Responsabile protezione Dati.

Tuttavia è possibile inoltrare i propri reclami o le proprie segnalazioni all’Autorità responsabile della protezione dei dati, utilizzando gli estremi di contatto pertinenti: Garante per la protezione dei dati personali – piazza di Montecitorio n.121 – 00186 ROMA – fax: (+39) 06.696773785 – telefono: (+39)06.696771 – PEO: garante@gpdp.it – PEC: protocollo@pec.gpdp.it